メールの書式
ビジネスとプライベートメールの書き方の違いに、書式がちゃんと決まっているかどうかが挙げられます。
ビジネスメールは、書く事柄の順序が決まっているのです。その書式に従って書くのが、ビジネスマナーになります。
■件名
ひと目見て、すぐ内容がわかるような簡潔なタイトルをつけましょう。
プライベートだと、よく無題にする人がいますが、ビジネスメールはしっかり件名を入力してください。
■宛名
本文の前に、相手の会社名、部署、氏名を入力しましょう。
■本文
本文は一般的には、次のような順序で書きます。
名前を名乗る
「○○社の田中です。」など、自分の会社名や名前を入力しましょう。
書き出しの言葉
メールの場合、頭語や時候の挨拶は要りません。「お世話になっております」など、簡単な挨拶の言葉で始めるといいでしょう。
用件（本題）
５W2H（いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで）を意識しながら、簡潔にまとめましょう。
結びの言葉
「よろしくお願いいたします」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくりましょう。
■署名
メールの最後には署名をつけましょう。会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを入れます。
メールの上手な書き方
メールの上手な書き方のポイントを紹介しましょう。
■改行と1行目の宛名は必須
メールの上手な書き方というのは…受け取ったほうも読みやすいメールということです。
ダラダラと長いメールは、読む気をなくさせてしまいます。
１行の文章が長くなりすぎないように、意味の切れのいいところで改行するといいですね。
1行30〜35文字程度を目安にしましょう。5行程度で段落をまとめて、段落間は1行空けると読みやすくなります。
また、「メールの書式」の項目でも説明しているように、本文の1行目には必ず宛名を書きましょう。
ビジネスメールとプライベートメールの違いは色々ありますが、これも違いの一つですね。
職場のメールはパソコンを数人で共有していたり、一つのメールアドレスを数人で使っていたりする場合もあるため、
すぐに誰宛なのかが分かるようにする必要があります。望む相手に、きちんとメールを読んでもらうためのビジネスマナーと言えます。
■CCとBCCを活用！
CC欄にメールアドレスを入れると、宛先とCC両方のアドレスに送信することができます。
CCは宛先の人以外で、目を通して欲しい人がいるときに使います。
一方、BCC欄にメールアドレスを入れると宛先、CC、BCCそれぞれのアドレスに送信することができます。
このBCCは、同じ内容のメールを送ったことを宛先とCCの相手に知られたくないときに使います。
ビジネスマナーには、これらを上手に使い分けることも含まれます。
メールの返信方法
さて、メールの返信方法ですが、返信はできるだけ早く…というのがビジネスマナーですね。 出張などでメールチェックをできない状況下にある場合を除き、返信はその日のうちにするのが鉄則です。 メールで聞かれたことに対して即答できず、「明日になったら分かるから」などと、すぐ返信しないのはよくありません。 とりあえず、「詳細が分かり次第、再度連絡いたします。」などと書き、 メールを無事に受け取ったことだけでも知らせるといいでしょう。
メールを書くときの注意点
みなさんは、ビジネスメールを書く際どんなことに気をつけていますか？ 今から挙げることは、ビジネスマナーの基本中の基本…常識です。 どんな時でも、常に相手のことを考える…それが、ビジネスマナーへとつながっていきます。 どういった環境や機種でメールを受け取るかは人それぞれ。この点を考慮して、装飾メールや特殊記号の使用は避けましょう。 センタリングや太字、色付き文字、特殊記号、普段使わないような難しい漢字などは避けてください。 もちろん、絵文字なんてもってのほか！仕事とプライベートの区別は、しっかりつけましょう。
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