訪問・面談のマナー
■面談中の電話
こちらから訪問した場合、携帯電話は切っておくかマナーモードにしておきます。
訪問を受けた側ならば、それほど神経質になる必要はありませんが、たびたび中断するようでは相手に失礼にあたります。
なるべく電話は取り次がないように断っておきましょう。
■中座するとき
得意先からの電話など、やむを得ない場合は、「申し訳ありません」とお詫びをして
中座します。電話を取り次いでもらう時は、どこから電話が入っているのかを口頭で伝えるのではなく、
相手に知られないようメモなどで伝えてもらいましょう。
中座した時の用件は手短にすませ、込み入った内容のときは、接客中であることを伝えて改めて連絡するようにします。
■パソコン・携帯電話
商談や面談中に、パソコンや携帯電話を開いて何かの動作をする場合、その間に
相手の顔を見ないことを、人によっては嫌がることもあります。
確かに便利なツールではありますが、できるだけメモを取る、資料は別紙で用意するなどして、
使うときは一言断ってからにしましょう。
■用件
商談や面談は、だいたい一時間程度で切り上げるようにします。アポイントを取る時点で所要時間を告げておくとよいでしょう。
約束の時間内に肝心の用件を伝えられるように、重要なことは最初にきちんと伝えます。
質問を受けたときは、すぐに答えるようにします。会社に問い合わせなければわからないときは、一言断ってから、
自分の携帯で電話をかけて確認します。その場で回答できない場合は、いつごろまでに返事ができるかを伝えて、
後日改めて連絡しましょう。
話が長引きそうな時は、約束の時間になった時点で相手の都合を確認します。
もし相手の都合が悪ければ、話の途中であっても切り上げ、その後の連絡方法などを尋ねておきましょう。
商談・面談の終了
■商談・面談の終了
用件がすんだら、タイミングを見計らって切り上げますが、
時間になったからといって相手が話している途中にさえぎるのは失礼にあたります。
「では、よろしくお願い致します」など締めの言葉とともにいただいた名刺、資料などを片付けて席を立ちます。
「お忙しいところをありがとうございました」などのお礼を言い、椅子席ならば椅子をテーブルの下に戻しましょう。
「失礼します」と部屋を辞去し、コートやマフラーは玄関を出てから身につけます。
■アフターフォロー
訪問後は、たとえ商談がうまくいかなかったとしても、そのまま放置せず、早めにハガキやメール、
電話などでお礼をしましょう。商談がうまくいかなかったとしても、時間を作ってくれたことに感謝の気持ちを伝えます。
商談が成立したときや、上位の地位の人が応じてくれたときなどは、できるだけハガキや手紙でお礼を送ると、
丁寧な印象を与えられます。内容は、お礼の気持ちを伝えるものとして、宣伝やアピールなどを書き加えるのはやめましょう。