「アポなし」は非常識
会社で働き始めると、上司や先輩に「アポを取ってくれ」「○○さんとのアポどうなってる？」 と声をかけられることが多くなるでしょう。「アポ」とは「アポイントメント」、つまり面談の約束を取りつけることです。 現代のビジネス社会では、「アポなし」の訪問は非常識と言われても仕方のない行為です。
アポイントメントの手順
①自分の会社名と名前をはっきりと名乗る
②何の目的で電話をかけたのかを説明する
「○○の件について、お目にかかりご相談させていただきたいのですが」など
③訪問する時間・人数・面談の所要時間を伝える
「つきましては、来週のの午後1時間ほどお時間をいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」
など相手の意向を伺いながら日、時間を決めていく。
④アポイントメントが取れたら復唱と確認をする
⑤再確認をする
訪問前日には必ずもう一度電話して、変更がないかを確認する。
地位の高い人へのアポイントメントは秘書を通す
会社役員や役員待遇の部長といった役職の人に会う場合、直接電話をするのは失礼にあたります。 必ず秘書かそれにかわる人に電話し、スケジュールを調整してもらいます。秘書に対するアポイントメントの手順は 前項と同様ですが、確認の際には秘書の名前を必ず聞いておきます。
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